¿Cómo beneficia la firma electrónica a los departamentos de recursos humanos?

Implementar la tecnología de firma electrónica en los departamentos de recursos humanos (RRHH), trae consigo beneficios que facilitan considerablemente la relación entre la empresa y sus equipos de trabajo, en especial cuando se realizan procesos de reclutamiento e inducción.

No obstante, existen otros beneficios inherentes que debemos tener presente al momento de evaluar la posibilidad de implementar esta tecnología,  debido a que inciden positivamente en la productividad e imagen de la empresa.

¿Qué beneficios ofrece el uso de firmas electrónicas en la administración del capital humano?

Las soluciones de firmas electrónicas son herramientas estratégicas para la administración del personal, ya que permiten que los equipos de trabajo de recursos humanos optimicen sus procesos al momento de contratar un nuevo colaborador.

De igual forma, la implementación de esta tecnología permite que las empresas se proyecten como organizaciones más competitivas de cara a todos sus stakeholders: clientes, proveedores, socios, colaboradores, accionistas, entre otros. De esta manera, las organizaciones demuestran estar preocupados por mantenerse al día con sistemas más eficientes y seguros.

Enumeremos algunos beneficios:

1.   Reafirmación de ser una empresa tecnológicamente adaptada

La firma electrónica crea una impresión positiva de primera mano, debido a que el grueso de la fuerza laboral está constituida por gente joven, que entiende la importancia y el valor de implementar soluciones tecnológicas que faciliten y optimicen los procedimientos.

2. Imagen de empresa ambientalmente comprometida

En la actualidad, el mercado no solo agradece y exige la utilización de tecnologías que faciliten la vida, sino que están comprometidos con la sustentabilidad de las empresas y el medio ambiente.

Con la implementación de la firma electrónica, se evitan todos los gastos asociados al proceso de impresión, legalización, distribución y almacenamiento de documentos. Como consecuencia se optimizan los espacios físicos y se consume menos papel, toner, corchetes, carpetas, etiquetas, lápices, tinta, etcétera; lo que significa menos basura y contaminación.

3. Uso eficiente del tiempo

La inversión en estas plataformas tecnológicas, permite a los equipos de trabajo de recursos humanos optimizar los tiempos de procesamiento y archivo de toda la documentación, habilitando además al colaborador a firmar el documento en cualquier momento y lugar.

4. Ahorro de dinero

Como consecuencia de la optimización de los tiempos de procesamiento, se reducen las horas hombre de trabajo, se eliminan los gastos asociados a las impresiones y almacenamiento, espacios físicos, entre otros y se ahorran recursos.

5. Permite firmar cualquier documento

Una vez finalizado el proceso de selección y habiendo sido seleccionado el candidato, la firma del contrato suele ir acompañada de otros documentos: fotocopia de RUT, antecedentes penales, certificados de residencia, entre otros.

Con esta tecnología, la empresa puede solicitar documentos adicionales al mismo tiempo que envía la solicitud de firma vía correo electrónico.

6. Centraliza la gestión de documentos

Invertir en estos softwares permite centralizar la gestión de todos los contratos de la empresa. Asimismo, pone disposición de todas las personas autorizadas, a ver la información contractual de la empresa de forma remota, a través de nuestros servidores.

 

 

Re: ¿Qué beneficios se obtienen al utilizar un workflow en los proceso de negocio?

El rediseño de procesos de negocios, es una disciplina que se viene aplicando cada día más en las organizacionales que poseen una visión de negocio eficiente y que entienden la necesidad de mantenerse siempre competitivos, en la economía globalizada en la que vivimos.
Las empresas están conformadas por redes, que implican una serie de compromisos laborales individuales y que se interrelacionan entre departamentos. Éstos deben estar coordinados a la perfección, con la finalidad de no retrasar el flujo de trabajo en ninguna de las instancias y mantener a los clientes internos y externos siempre satisfechos.
Estas redes, ejecutan actividades específicas que van alineadas con los procesos de negocio de cada área, estructurándose así diversos ciclos de trabajos complementarios.
¿Qué es un workflow?
Según Wikipedia, el workflow, o flujo de trabajo, “es el estudio de los aspectos operacionales de una actividad de trabajo: cómo se estructuran las tareas, cómo se realizan, cuál es su orden correlativo, cómo se sincronizan, cómo fluye la información que soporta las tareas y cómo se le hace seguimiento al cumplimiento de las tareas”.
Con la aplicación de un sistema de flujo de trabajo, se automatizan todos los procesos de negocio y actividades que fluyen de un área a otra y de un colaborador a otro (documentos, informaciones y tareas), manteniendo una lógica jerárquica y respetando un conjunto de definición establecidas previamente.
Para efectos prácticos, este modelo de flujo de trabajo puede realizarse de forma manual, no obstante en la actualidad se automatizan mediante la implementación de sistemas basados en tecnología de la información (TI). De esta manera, se optimizan los tiempos de respuesta y se mejora el seguimiento de las tareas asignadas.
La tecnología workflow, está constituida por un conjunto de herramientas que, si son observadas desde una perspectiva general o macro, constituyen un enlace o puente entre las diferentes unidades de la compañía: se genera una conexión entre los departamentos y los centros de operación de la organización.
En resumen, la utilización de la herramienta workflow, asegura una comunicación e intercambio de información efectiva entre las gerencias, subgerencias y demás áreas que están trabajando conjuntamente en el mismo proceso de negocio. De igual forma, permite un correcto flujo de trabajo que garantiza que las tareas sean efectivamente realizadas por las personas responsables.
¿Qué gana la empresa aplicando un workflow?
Con la implementación de esta tecnología, se reducen los costos de forma considerable, debido a que desaparecen los obstáculos entre los departamentos (físicos y de comunicación) y las actividades logran ser sistemáticamente planificadas, controladas y optimizadas.
Al poder realizarse las mismas actividades, pero de forma expedita, inevitablemente se hará un uso más eficiente del tiempo, dejando espacio para desarrollar procesos de innovación de productos o servicios con las horas hombre ahorradas.
De igual forma, la utilización de estas herramientas genera una cultura corporativa, basada en los recursos tecnológicos y la eficiencia. Lo que además, aumenta el nivel de identificación de los colaboradores con la empresa.
Con la implementación de las soluciones que ofrece Doctum para los procesos de calidad, documentación, contratos, entre otros, nuestros clientes pueden gestionar sus proyectos mediante una plataforma de trabajo de primer nivel,
100% administrable, que además permite que sea licenciado por módulos, en la medida que la empresa lo vaya requiriendo.

La importancia de las KPIs como herramienta de gestión en la empresa

Los Key Performance Indicators (KPIs), son indicadores de gestión que reflejan los resultados de la compañía en diversos ámbitos, ofreciendo una mirada cuantificable y real del cumplimiento de los objetivos estratégicos.

Gracias estos indicadores, podemos determinar el nivel de satisfacción de nuestros clientes, verificar el cumplimiento de las metas en todos los departamentos, valorar el compromiso de los colaboradores, analizar el clima laboral de la compañía o verificar la calidad de la gestión de la empresa. En fin, podemos medir y mejorar casi cualquier cosa.

Al tener acceso a estos indicadores de gestión o KPIs, podemos analizar de forma objetiva el comportamiento histórico de la empresa y ponderar la evolución de su desempeño.

Lo importante es entender qué ítems podemos cuantificar de forma constante, con la finalidad de mejorar la toma de decisiones dentro de la compañía.

Para ello, es importante hacerse la siguiente pregunta: “¿Cuál información necesito manejar de forma constante, para permitir una toma de decisiones más estratégica?”.

Características de los KPIs

Para determinar nuestros propios indicadores debemos verificar que cumplan con los siguientes criterios. Deben ser:

  • Específicos
  • Medibles
  • Alcanzables
  • Relevantes
  • Temporales (que se le pueda hacerse seguimiento en el tiempo)

Algunas de las razones más importantes para utilizar indicadores de gestión son:

·       Otorga importancia a los objetivos de negocio de la compañía

Los KPI son determinantes para cumplir los objetivos de negocio, debido a que permiten mantener a la vanguardia la toma de decisiones. Así, no existe la necesidad de reaccionar ante contingencias, sino que se ejecuta un proceso de planificación y mejora continua, utilizando los indicadores de gestión como herramienta clave.

Es esencial que la visión de negocio esté bien comunicada en toda la organización. Cuando las personas conocen y responden por el cumplimiento de sus propios KPI, los objetivos generales de la empresa pasan a ser lo más importante.

Los KPI garantizan que el rendimiento no se mida simplemente por el cumplimiento de un número, sino que responda a los objetivos comerciales de la compañía, con una visión global.

·       Cómo los KPI fomentan el crecimiento personal

Independientemente de los resultados que puedan arrojar los KPI, éstos siempre servirán para interiorizar las áreas de mejora individual, con lo cual se genera un ambiente de aprendizaje y mejoramiento profesional continuo.

Con la utilización de nuevas herramientas tecnológicas que entregan reportes de KPI cuando se requiera, los equipos pueden ver exactamente cómo va su curva de desempeño, sin la necesidad de tener que esperar hasta finalizar el trimestre o proyecto para tabular los resultados.

Cuando realiza un seguimiento de KPI, especialmente cuando se hace en un panel de KPI en alguna plataforma, puede consultarse en tiempo real cómo está la gestión. De esta forma, no hace falta esperar reportes semanales, mensuales o trimestrales para poder tomar las acciones correctivas del caso.

Este sentido de mejora continua permite a las personas lograr mucho más de lo que podrían pensar, lo cual genera satisfacción para los colaboradores y un crecimiento personal continuo.

·       Fortalece la moral de los empleados

Una empresa que entiende la importancia de tener una cultura corporativa eficiente y que sabe la relevancia de medir constantemente el desempeño de sus colaboradores para ayudándolos a mejorarse, mantendrá alta la moral de sus equipos de trabajo.

El éxito de una empresa es directamente proporcional a su cultura corporativa y a la capacidad de medir constantemente el desempeño de sus colaboradores. De esta manera, se pueden detectar las posibilidades de mejora y motivar a aquellos que cumplieron sus objetivos individuales.

En la medida que las empresas crecen, a veces puede generase una sensación de que los logros de la organización no están muy vinculados a su trabajo individual. No obstante, cuando las personas asumen que son responsables  de sus KPI y son protagonistas de la optimización de su propia gestión, es más probable que sientan satisfacción por el aporte que están realizando a la concreción de los objetivos corporativos.

  • Genera sinergia

La moral, la cultura corporativa y la capacidad profesional de los empleados, contribuyen a optimizar los procesos y aumentar la rentabilidad de la compañía.

Los KPI simplifican la gestión del rendimiento de los colaboradores y otorgan transparencia al permitir que todos puedan ver el cumplimiento de las tareas individuales y por área. De esta forma, se garantiza que todos trabajen hacia la misma dirección y con empatía de cara al trabajo que los demás compañeros realizan.

 

En Doctum nos especializamos en asesorar a empresas en la implementación de herramientas de gestión de primer nivel que se adaptan a los requerimientos de nuestros clientes.

Asesoramos en la implementación y transferencia de conocimiento para sistemas de gestión de calidad, software para gestión y  administración de contratos, sistema de gestión documental, sistema de gestión de encuestas, sistema de gestión de oficina de partes, gestión de proveedores, entre otros.

 

 

 

 

 

Conoce las normas ISO más utilizadas en el mercado

Si estás interesado en el tema de los estándares de gestión de calidad y quieres conocer cuáles son las normativas ISO más utilizadas en el mercado hasta el día de hoy, te haremos un breve resumen:

Familia ISO 9000 – Gestión de calidad

El grupo de estándares contenidos en la norma ISO 9000 contempla diversos aspectos de gestión de calidad y contiene uno de los modelos más conocidos y utilizados en el mercado: ISO 9001.

Estos estándares, como explicamos en anteriores artículos, entregan asesoría y herramientas técnicas a las organizaciones que desean implementar modelos de gestión, que permitan garantizar que sus servicios o productos cumplan de manera precisa con los requisitos del cliente, respetando las normas de calidad internacionales y aplicando implícitamente un proceso de mejora continua.

 

ISO 9001: 2015

Esta norma, que constituye el modelo más actualizado de la ISO 9001, establece criterios para aplicar un sistema de gestión de calidad que puede ser certificado (aunque esto no es un requisito obligatorio).

Para tener una idea de cuan utilizada es esta normativa, debemos considerar que más de un millón de empresas y organizaciones, ubicadas en más de ciento setenta (170) países, están certificadas bajo los estándares de la ISO 9001.

Esta norma se basa en una serie de principios de gestión de calidad que incluyen un fuerte enfoque en el cliente, la motivación e implicación de la alta dirección, el enfoque de los proceso y la mejora continua.

La implementación de la ISO 9001: 2015 ayuda a garantizar que los clientes obtengan productos y servicios de buena calidad. Esto a su vez, trae un beneficio comercial inherente, debido a que se transforma en argumento de venta la incorporación de estas normativas en los procesos de producción.

 

ISO 14000 – Gestión ambiental

La familia de normas contenidas en la ISO 14000, ofrece una guía práctica y las respectivas herramientas para aquellas organizaciones, en todos los rubros, que deseen administrar de forma eficiente sus requerimientos ambientales.

ISO 14001: 2015 y sus estándares de soporte tales como ISO 14006: 2011 se especializan en sistemas ambientales que cumplan con estos requerimientos. Esta normativa se enfoca en temas específicos como auditorías, comunicaciones, etiquetado y análisis de los ciclo de vida, pero además en desafíos ambientales como el cambio climático.

La familia de normas ISO 14000 está desarrollada por el Comité Técnico ISO / TC 207 y sus diversos subcomités.

 

Norma ISO 45001:2018 (reemplaza a OHSAS 18001)

La norma ISO 45001:2018 fue publicada el pasado mes de marzo de 2018 y viene a sustituir a la normativa OHSAS 18001.

La norma OHSAS 18001, establece una serie de especificaciones referentes a la salud y a la seguridad en el trabajo y fue desarrollada por British Standards Institution, una multinacional que colabora con ISO para el desarrollo de estándares de calidad.

En lo subsiguiente, las organizaciones que tengan incorporada la normativa OHSAS 18001, deberán iniciar un proceso de transición que podría durar hasta tres (3) años.  La recomendación es no dejar para último momento la realización de estas adecuaciones, debido a que podría poner en riesgo el certificado de calidad de la organización.

Esta nueva normativa ISO 45001:2018 trae cambios importantes que deben ser considerados, como por ejemplo, la integración del bienestar del personal de la organización a través de su Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo.

 

Otras normas ISO de interés:

Familia ISO 22000 – Gestión de la seguridad alimentaria

La familia de las normas internacionales ISO 22000, se enfocan en la optimización y  estandarización de los procesos relacionados a la seguridad alimentaria.

La distribución y consumo de alimentos de dudosa procedencia, producidos sin estándares de inocuidad o con procedimientos poco claros y sin trazabilidad, son un riesgo importante para la salud pública.

Considerando que en un mercado globalizado los productos alimenticios cruzan innumerables fronteras, queda claro que se necesitan normas internacionales que garanticen la seguridad y calidad de la cadena mundial de distribución de alimentos.

Familia ISO / IEC 27000 – Sistemas de gestión de seguridad de la información

El conjunto de normas ISO / IEC 27000 tienen como propósito mantener sistemas y procesos seguros con respecto a los activos de la información corporativa.

Con la implementación de esta norma de calidad, se garantiza la administración eficiente de los activos intangibles de las empresas tales como: información financiera, propiedad intelectual, información personal de trabajadores y aquellas de carácter confidencial confiada por terceros.

ISO / IEC 27001, es el estándar por excelencia que aborda los requisitos para implementar un correcto sistema de gestión de seguridad de la información (ISMS).

¿Qué es un ISMS?

Un ISMS es un enfoque sistemático que permite administrar la información sensible de la compañía, con la finalidad de que permanezca resguardada.

Otras normas ISO conocidas son:

  • ISO 13485 – Dispositivos médicos
  • ISO 20121 – Eventos sostenibles
  • ISO 4217 – Códigos de moneda
  • ISO 50001 – Gestión energética
  • ISO 26000 – Responsabilidad social

La lista de normas ISO es larga e interesante. Si quieres más información o tienes alguna consulta relativa al tema,  escríbenos al correo consultor@doctum.cl

 

¿Qué es una norma ISO?

Las normas de calidad ISO, son un conjunto de normas que rigen el tema de  calidad y gestión de calidad y son establecidas por la Organización Internacional de Normalización (ISO, por sus siglas en inglés) desde su creación en el año 1946, después de finalizada la Segunda Guerra Mundial.

Estos estándares, que pueden ser aplicados a todo tipo de empresa de productos o servicios, establecen de forma clara los procedimientos específicos, las herramientas de implementación y los métodos de auditoría necesarios para implementar la normativa de forma eficaz.

¿Cuáles son los beneficios de las normas ISO?

Las normativas internacionales ISO son una garantía de que los productos y servicios que ofrecen las empresas son de buena calidad, pero además seguros y confiables. Son una herramientas estratégica en la reducción de costos, disminución de uso de materiales y minimización de generación de desperdicios, así como el consecuente aumento de su productividad y rentabilidad.

Implementar estas normativas a los procesos de las empresas abre un mundo de oportunidades, en un mundo cada vez más globalizado y competitivo. De esta forma, es posible acceder a nuevos mercados y diversificar la cartera de productos o servicios.

Estandarización del nombre ISO

En sus inicios, los fundadores de ISO notaron que para referirse a la “Organización Internacional de Normalización”, los harían utilizando diferentes siglas, dependiendo del idioma que se hablara (IOS en inglés, OIN en francés, etcétera) los fundadores decidieron darle la forma abreviada y estándar ”ISO”. Según publican en su página web “Cualquiera sea el país, cualquiera que sea el idioma, siempre somos ISO”.

“ISO” deriva del griego isos, que significa “igual”.

¿Cómo crean las normas ISO?

Los estándares de calidad de ISO son realizados de forma consensuada, por las personas que tienen un requerimiento en particular. De esta forma, son precisamente expertos de todo el mundo los que desarrollan las normativas que necesita su sector.

Queda claro que detrás de la realización e implementación de cada una de estas normativas de calidad internacionales, existe un trabajo especializado y una invaluable experiencia comercial.

Principios clave para el desarrollo de las normas ISO

Responden a una necesidad del mercado

La Organización Internacional para la Estandarización (ISO), no es quien decide cuándo crear o para qué se crea una norma. Por el contrario, responde a una solicitud hecha por determinada industria u otras partes interesadas, como grupos de consumidores.

Por lo general, es un grupo empresarial quien establece la necesidad de aplicar un estándar a su industria y posteriormente se comunican con ISO para que realicen el respectivo desarrollo de los procesos.

Son avaladas por expertos mundiales

Los estándares ISO son desarrollados por comités técnicos, constituidos por numerosos expertos de diversas especialidades de todo el mundo. Ellos son los encargados de conversar y negociar todos los aspectos de la normativa, incluyendo el alcance, las definiciones claves y el contenido como tal.

Se desarrollan mediante un proceso con múltiples partes interesadas

Si bien es cierto, ISO lidera el proceso de creación de las normativas, los comités técnicos están compuestos por múltiples partes: expertos de la industria, asociaciones de consumidores, instituciones académicas, ONG y gobierno.

Se concretan bajo consenso

El contenido de las normas ISO se desarrolla de la forma más democrática posible. Por ello, posee un enfoque basado en el consenso y considera de forma constante los comentarios y apreciaciones de todas las partes interesadas.

Importancia de la gestión de calidad en una empresa

Importancia de la gestión de calidad en una empresa

Para entender la importancia que tiene la gestión de la calidad en las organizaciones primero definamos qué se entiende por calidad. Según la Real Academia Española (RAE), calidad es una “propiedad o conjunto de propiedades inherentes a algo que permiten juzgar su valor”, hace referencia a la superioridad o excelencia de algo.

En las organizaciones gestionar correctamente la calidad se traduce a grandes rasgos en mayor rentabilidad, gracias a la entrega oportuna y eficiente de servicios y productos y a la consecuente satisfacción de los clientes.

Pero si vamos más a lo específico, debemos considerar que para tener ese resultado primero debe existir calidad en el trabajo que desarrollan los colaboradores, calidad en el servicio entregado a los clientes internos y externos, calidad en los canales informativos de cara a los stakeholders, calidad en los procesos, calidad de los sistemas, calidad en la definición de los objetivos y así sucesivamente.

Los principales beneficios inherentes a la gestión efectiva de los procesos de calidad en las empresas son:

  • Reducción de costos.

Al lograr la estandarización de los procesos los costos se reducen significativamente, debido a que ya no se tendrá que invertir tiempo adicional en reprocesos ineficientes. De esta forma, se puede invertir el tiempo obtenido en la innovación de nuevos productos u optimizar los procesos de producción; se logrará además un ahorro en la cantidad de insumos y en los gastos de servicios asociados como electricidad, agua, entre otros.

  • Precios más competitivos e innovadores

Como consecuencia lógica de la reducción de los costos de producción, menor utilización de materias primas, disminución de los reprocesos y una reducción del desgaste humano, el nivel de productividad e innovación se incrementa considerablemente. Esto permite eventualmente ofrecer precios más competitivos con respecto al mercado.

  • Presencia en el mercado.

Teniendo la posibilidad de entregar productos y servicios innovadores y efectivos, desarrollados en base a procesos y estándares claros de calidad, los clientes generarán confianza hacia la marca y como consecuencia al mercado en su conjunto.

  • Sustentabilidad

Gracias a las ventajas anteriormente enumeradas, la empresa tendrá muchas más oportunidades de permanecer en el tiempo y de fidelizar a todos los stakeholders de la compañía: clientes, proveedores, colaboradores, accionistas, etc. Este mismo crecimiento generará más puestos de trabajo e incrementará las utilidades.

En definitiva, la incorporación de sistemas de calidad a los procesos empresariales impacta positivamente no solo en la satisfacción del cliente, sino que propicia una máxima productividad e identidad de parte de los colaboradores, conformando una cultura organizacional basada en la excelencia.

 

Inicios de la estandarización

Tiende a creerse que la gestión de la calidad de las empresas es intrínseca con su funcionamiento. No obstante, durante muchos años se desarrollaron e implementaron  fórmulas, procesos y criterios que variaban en función de cada organización.

Fue recién finalizada la Segunda Guerra Mundial, cuando se puso especial énfasis en desarrollar la Gestión de la Calidad como disciplina específica. Así, comenzaron a crearse normas estandarizadas de procesos que serían posteriormente aplicados a nivel global y que servirían como garantía de calidad.

Esta dinámica, impulsó a delegados de 25 países a reunirse en el Instituto de Ingenieros de Londres en el año 1946, con la finalidad de crear una nueva organización internacional que rigiera la coordinación y la unificación de estándares industriales.

Es precisamente en esta histórica reunión, cuando nace la Organización Internacional de la Normalización (ISO, por sus siglas en inglés), un organismo especializado que hasta el día de hoy ha publicado más de 22.336 Normas Internacionales que cubren casi todos los aspectos de la tecnología y la fabricación.

Esta importante organización, hoy conocida a nivel mundial como referencia y garantía en materia de calidad, tiene su Secretaria Central en Ginebra, Suiza y posee miembros de 162 países.

¿Qué es Blockchain?

El Blockchain o cadena de bloques es como una base de datos que trabaja como un libro contable para el registro de las transacciones de compra y venta, como también de contratos inteligentes, siendo esta base encriptada y compartida en forma automática a todos los participantes de las red con el fin de resguardar la disponibilidad e integridad de los datos almacenados.

Lo novedoso de esta tecnología es la seguridad en sus datos, ya que aun cuando estén repartidos en los computadores de miles de personas, estos están encriptados y se hace extremadamente difícil modificarlos, ya que cada modificación se valida en toda la red encriptada, y mientras más grande la red, se hace más complejo, ya que debieran intervenirse todos los archivos de la red simultáneamente.

Blockchain no permite borrar registros, las nuevas transacciones se agregan, al igual que un libro contable, además la función de validarse en toda la red, permite eliminar los intermediaros en la transacción, ya que no es necesario demostrar ante un banco o un notario que se realizó la transacción, siendo toda la red en forma automática que valida dicha transacción.

En resumen, Blockchain es:

Una Tecnología que distribuye los datos replicados en toda la red, los datos son encriptados automáticamente, cada transacción debe ser validada por toda la red para ser aceptada, los registros son históricos y no se pueden borrar, elimina la necesidad de intermediarios que certifiquen la transacción.

 

Daniel Vargas
Chief Operating Officer en Doctum

7 claves para el éxito de la transformación digital en su empresa

1.- Pensar en la gente tanto como en la tecnología y estar atento a los conflictos de poder internos.

2.- Crear una estrategia digital entendible y coherente con revisiones periódicas

3.- Modernizar los procesos actuales y comprender como los Stackholder (clientes, proveedores, entes reguladores, entre otros) se relacionan con la información que usted provee.

4.- Transformar las arquitecturas de sus sistemas actuales para que puedan conversar con las arquitecturas modernas que serán implementadas.

5.- Utilizar aplicaciones o servicios móviles como puente para introducir los cambios y lograr disminuir los roces de la gestión del cambio.

6.- Llevar todos los sistemas nuevos y en la medida de lo posible los actuales a utilizar las API internas que se generen, con el fin de que puedan conversar en forma transparente.

7.- Crear un nuevo plan de seguridad adecuado al proceso de transformación digital y revisarlo periódicamente.

 

Sobre nuestra empresa

Doctum con más de 9 años entregando soluciones en la gestión del conocimiento ofrece una gama de soluciones para gestionar la transformación digital de su empresa.

Nuestro software Gestidoc fue pensado desde sus inicios como la tercera plataforma de las empresas, pudiendo integrar todos los sistemas satélites y heredados a través de consultas vía webservices o API.

Nuestras aplicaciones son multiplataforma y algunos de nuestros módulos son nativos de Android y Iphone pudiéndose integrarse de forma transparente.

Nuestro servicio va desde apoyar a las empresas a formular la estrategia digital, estrategias de implementación, apoyo en la gestión del cambio, planificación de la infraestructura de los sistemas y aplicaciones, interacciones con API y propuestas de seguridad.

La evolución de la ISO 9001, desde 1987 a 2015

El grupo de normas mundialmente conocidas como ISO 9001 (International Standard Organization), está basado principalmente en un modelo de trabajo que abarca varios procedimientos, estableciendo de esta manera los ocho principios generales de la gestión de calidad. Las normas ISO 9001, en sí, están constituidas como un método de trabajo completísimo que tiene como objetivo final la satisfacción completa de los clientes y el aseguramiento de la perfecta calidad de las empresas que ofrezcan productos o servicios.

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Este método de trabajo que emplea estándares de calidad, proviene de la época de la Segunda Guerra Mundial a los Estados Unidos, por el año 1947. En ese momento histórico, existía una alta necesidad para controlar y fiscalizar productos así como procesos y servicios militares, por lo cual se reunieron alrededor de 25 países representados por sus delegados en reunión plena en Alemania para de esta manera coordinar y unificar estándares internacionales de calidad;  así que estas normas se empezaron a expandir por toda Europa a través de la OTAN (Organización del Tratado del Atlántico Norte).

 

De igual manera, las Fuerzas Armadas Británicas se acomodaron perfectamente a esta normativa para la correcta prestación de sus servicios. Por otro lado, el ejército de los Estados Unidos se afilió al conjunto de normas MIL Q-9858 y posteriormente lo secundó tanto la NASA como la administración aeronáutica nacional y la espacial. Todos estos órganos comprendían el concepto de calidad relacionado con el de conformidad y no como mejoramiento continuo, que actualmente es el concepto que se maneja. El ISO 9001 contiene expresamente los requisitos del modelo de gestión de calidad.

 

En el año 1987, se publican la primera serie de normas ISO 9000 la cual enseñó un fundamento y un modelo adecuado para asegurar y controlar los estándares de calidad basados en el cumplimiento de los requisitos del producto o servicio.

 

En el año 1994 se publica la actualización de la norma, sin relevantes cambios. En el año 2000 se actualiza la norma con cambios importantes en los procedimientos utilizados, introduciendo los 8 principios de gestión de calidad. En el año 2008 se publica la actualización de la norma que se hizo más amigable para implementarla en las empresas, luego en el año 2015 se actualiza la norma ISO 9001 y ha sido reestructurad en los títulos de los capítulos y de los subcapítulos así como el orden de las cláusulas y de los párrafos fueron completamente revisados, pero siendo su cambio más radical el enfoque en la gestión de riesgos.

 

Software de Calidad ISO 9001

 

Basándose en los datos, procesos y lógica de la norma ISO 9001 se han diseñado software de control de calidad Gestidoc, que funcionan para hacer más efectivo el manejo de la documentación, mejora de la documentación y reducción de costos y de tiempo. Con este software de calidad se logra conseguir un impacto real y favorable en cuanto a eficiencia, eficacia, los costos y los resultados de la empresa. Optimiza el sistema de gestión de calidad y colabora para integrar la norma ISO 9001.

Puede conocer más sobre Gestidoc Calidad ISO 9001 haciendo clic aquí

Los 5 Porqués de Toyota: una técnica para identificar y resolver problemas

Generalmente en el mundo laboral cuando detectamos o nos asignan algún problema y deseamos resolverlo, tratamos de hacerlo rápidamente sin mayor detalle o buscamos excusas y justificaciones y hasta culpamos a terceros de lo que pasa. En vez de eso, hoy presentamos una herramienta llamada “técnica de los cinco porqués de Toyota”, que nos ayudará a analizar el inconveniente rápidamente de forma objetiva para poder así resolver y mejorar la situación sin sentirnos culpables y de manera responsable.

 

Hubo una vez en que la empresa Toyota, trabajaba profundamente para optimizar los procesos de producción, así que idearon una técnica que pudiera ayudar a la detección y posterior resolución de conflictos, de manera rápida y eficiente. El objetivo de esta técnica es avanzar con rapidez y lograr aumentar la productividad de los empleados. La técnica consiste en devolverse a la idea anterior cinco veces repetidas, para poder entender perfectamente el problema principal y atacarlo directamente.

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¿Cómo se debe aplicar correctamente la herramienta de los cinco porqués de Toyota?

 

Esta técnica puede aplicarse en forma individual o para grupos de trabajo. Un ejemplo en cuanto a la aplicación de forma individual sería algo como esto: Supongamos que has salido tarde de casa y llegas impuntual a una importante reunión de trabajo, lo cual trae como resultado que pierdas un cliente bastante importante. Te sientes molesto contigo mismo así que decides analizar lo que ha pasado para mejorarlo y que no se vuelva a repetir:

1.- ¿Por qué llegué tarde? = Porque me desperté tarde.

2.- ¿Por qué me desperté tarde? = Porque me acosté de madrugada.

3.- ¿Por qué me acosté de madrugada? = Porque estuve haciendo el informe para hoy.

4.- ¿Por qué no terminé el informe temprano? = Porque calculé menos tiempo para hacerlo del que me tomó.

5.- ¿Porqué calculé erradamente el tiempo? = Porque no tomé en cuenta las horas previas que necesitaría para realizar el informe.

 

Beneficios que brinda esta herramienta

 

  • Permite la rápida identificación de la raíz del problema.
  • Una vez que solucionamos el problema principal se pueden resolver otros problemas que derivan de él.
  • Logra que se gane tiempo y se ahorre energía mal administrada y no necesaria.

 

Pasos a seguir para utilizar adecuadamente esta técnica

 

1.- Obtén la mayor cantidad de datos posibles sobre el problema que quieres resolver.

2.- Concéntrate en las más altas probabilidades y no en las posibilidades infinitas. Si no lo haces, podrías perderte en cuasi verdades fuera de lugar y sólo lograrás perder mucho tiempo.

3.- Cuestiónate sobre cada respuesta que le des a los porqués, y así puedes corroborar si son adecuadas para el objetivo que deseas cumplir.

4.- Realiza esta técnica en grupo para que puedas escuchar otras ideas, orientaciones y respuestas, hasta conseguir la más apta.

5.- En los casos en que dilates mucho en encontrar la respuesta, cambia a otra técnica diferente.